La gestión documental (GD) es un trabajo principalmente organizativo, al contrario que la gestión de contenido Web (WCM) que responde esencialmente a problemas técnicos.
Las herramientas de gestión de contenido Web están orientadas hacia la difusión de contenidos estructurados: su formato, publicación, facilidad para acceder el gran público, etc. Sin embargo, las herramientas de gestión documental se centran en los procesos de gestión iniciales, como la posibilidad de realizar una indexación rica o de integrar nuevas reglas de proceso (workflow, transformación, alertas sujetas a condiciones), entre otras.

Por lo tanto, la instalación de una solución de GED requiere una importante implicación por parte de los futuros usuarios.

Queremos subrayar que el éxito de las aplicaciones GD se basa principalmente en el correcto uso de algunas herramientas y principios que se describen a continuación.

La ergonomía de la aplicación debe adaptarse al uso de una aplicación de gestión, utilizada por un número importante de personas, al igual que una aplicación de mensajería o correo electrónico, por ejemplo.