La gestión documental en las organizaciones tiene como finalidad la gestión de una información operacional, casi siempre vital. Se trata, en muchos casos, de una pieza estratégica del sistema de información, como mínimo tan importante como el viejo servidor de archivos que existe en la inmensa mayoría de las organizaciones y cuya pérdida sería catastrófica.

Los proyectos de gestión documentales son completos ya que aúnan aspectos técnicos y funcionales. Es mucho lo que las empresas se juegan en la gestión documental, por lo que necesitan tener garantizado el éxito.

El carácter open source de las soluciones ofrece estas importantes ventajas: una solución potente y perdurable, numerosos prestatarios y un editor que puede proporcionar soporte y una garantía de continuidad del servicio, ver nuestro libro blanco sobre el tema. Los editores de open source disponen de ofertas orientadas en dos sentidos: la garantía (soporte y mantenimiento) y la puesta a disposición de funciones avanzadas.

Algunos podrán lamentar que haya que pagar por el uso de las soluciones open source y, efectivamente, para una solución auténticamente open source, esto no es obligatorio. Sin embargo, las soluciones GED de open source son productos de editor que no provienen de grandes fundaciones ni son comunitarias, y evidentemente, el editor debe tener una fuente de ingresos que garantice el desarrollo de su producto.

El carácter open source ofrece, en primer lugar, la posibilidad de realizar un prototipo de proyecto o de equipar un primer perímetro piloto a un coste muy bajo, ya que la suscripción no es un permiso de utilización y, por lo tanto, no es obligatoria. Esto permite también un perímetro funcional mejorado mediante las contribuciones de la comunidad, es decir, de los usuarios, y que responden a las necesidades de los usuarios.

Pero cuando su uso sea el núcleo central o sea primordial, será preferible recurrir al soporte contractual del editor y a las funcionalidades de la versión para empresas.

Como ya sabrá tras una atenta lectura, tres productos se distinguen por su calidad y sus buenas condiciones para realizar proyectos de GED: Alfresco, Nuxeo y Knowledge Tree, y otros dos que corresponden a tipologías de proyecto algo diferentes, eXo DMS y Jahia.
Aunque no disponen de las mismas funcionalidades, estos programas rivalizan en cuanto a sus funciones avanzadas, quedando cubierta por cada uno la base funcional indispensable. Todos disponen de un nivel de soporte muy bueno, tanto por parte de su editor, como de una red de integrantes importante y de su comunidad. La elección se hará, por tanto, entre las funcionalidades avanzadas, las cuestiones de arquitectura técnica y/o un modelo económico que permita optimizar el valor de cada proyecto.

Cuando los proyectos de gestión documental tienen componentes Web y/o portales, podrá inclinarse hacia herramientas que disponen de funciones de GED, como Jahia, eXoPlatform o eZ Publish. Cabe señalar, sin embargo, los módulos WCM de Alfresco o el Webengine de Nuxeo que aportarán, a partir de ahora, respuestas interesantes a las problemáticas Web.

Nuestro objetivo era no sólo presentar las soluciones sino también nuestra visión de la gestión documental. Esperamos haberles aclarado estas cuestiones y quedamos a su disposición para poner nuestra experiencia al servicio de sus proyectos.